Систематизация и архивирование документации
Cистематизируем Вашу документацию
С тех пор, как в 1606 году француз М. ван Дамм за основу всего бухучета и любой хозяйственной операции предложил вести и руководствоваться первичной документацией (в продолжение правила Швайкера), документов скопилось много.
Грамотная систематизация архива — дело непростое. Но правильно выполненное, оно позволяет создать архив, удобный для хранения и поиска любых дел, вышедших из делопроизводства компании. Для оптимизации работы с архивом, сокращения времени на поиск того или иного документа, обеспечения сохранности и правильного хранения дел необходимо, чтобы систематизация архива документов выполнялась периодически и по определенной системе.
При систематизации дел в архиве мы выполняем распределение документации по определенным признакам, соответствующим порядку хранения архивных дел, установленных законодательством. Мы в рамках своей деятельности осуществляем архивирование бухгалтерских документов (в том числе кадровых): проводим экспертизу ценности (отбор дел по статьям и срокам хранения документов в соответствии с Законом РБ от 25.11.2011 № 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"), оценку научно-практической целесообразности хранения документов; архивную обработку документов по личному составу (постраничный просмотр документов, упорядочение документов, составление описи дел по личному составу - приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки уволенных и т.д.); а также делаем отбор дел с истёкшим сроком хранения, составляем акт на списание документов.
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Как я могу доверять сторонней компании свое программное обеспечение, доступ к счетам и персональным данным?
Наши отношения строго регламентированы договором, в котором содержатся соглашение о конфиденциальности и неразглашении коммерческой тайны на весь срок действия договора аутсорсинга. Со всеми сотрудниками нашей компании заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Доступ к расчетным счетам и проведение транзакций осуществляется строго по Вашему распоряжению и согласованию.Штатному бухгалтеру в любую минуту можно задать вопрос и/или обратиться с просьбой. Как мне сотрудничать с целой бухгалтерской компанией?
Несмотря на то, что штат сотрудников у нас большой, за Вашей компанией закреплен ведущий специалист, который ответит на все Ваши вопросы, сориентирует по состоянию дел, предоставит запрашиваемые отчеты, проконсультирует, опираясь на законодательство. Связь с нами можно осуществлять любым удобным для Вас способом в любое время.У Вас много клиентов, насколько быстро я могу рассчитывать на решение своих вопросов?
Все сроки выполнения поставленных задач оговариваются при заключении договора, прописываются и неукоснительно соблюдаются.
У сотрудника в штате фиксированный оклад, а у Вас обширный прайс-лист. Не станет ли сюрпризом сумма по акту выполненных работ по итогам месяца?
Сумма ежемесячного обслуживания строго закреплена договором бухгалтерского обслуживания. При возникновении предпосылок к изменению стоимости (увеличение/снижение объемов работ) вопрос выносится на обсуждение с Вами и заключается дополнительное соглашение.Почему Вы работаете по предоплате, если не знаете, будет ли осуществляться деятельность и в каких объемах?
Даже если фирма не осуществляет хозяйственную деятельность, у бухгалтера работы не убавляется: заработная плата, статистическая отчетность, сверка ЭСЧФ, затраты, БСО. Поэтому Ваши траты обоснованы.Мой бухгалтер убеждал меня в том, что наш учет не требует корректировок, а по итогам экспресс-аудита я получил иное заключение о состоянии бухгалтерского учета. Кому верить?
Наша компания осуществляет свою деятельность по букве закона. Специалисты аргументируют заключение ссылками на нормативно-правовые акты. Зачастую бухгалтер не следит за нововведениями и изменениями законодательства, мы же всегда держим руку на пульсе.
